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進(jìn)貨是一種包含了驗(yàn)貨,以及接受或者拒絕貨品的行為,它涵蓋了許多層面的工作。
在一個(gè)餐飲設(shè)施內(nèi), 基本的進(jìn)貨程序包括由貨車司機(jī)送貨,驗(yàn)貨員在入口處,檢查貨品與訂貨單上所列的貨品質(zhì)量與規(guī)格是否相符合。有意或者無(wú)意的,供貨單位的實(shí)際送貨量可能超過(guò)訂購(gòu)量或可能短斤缺兩,原料的質(zhì)量可能不符合酒店的要求,會(huì)超過(guò)或低于采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn),而原料的價(jià)格也可能與原先的報(bào)價(jià)大有出入。因此,驗(yàn)收控制的主要目的是檢查送貨的數(shù)量是否符合訂購(gòu)的數(shù)量,原料的質(zhì)量是否符合規(guī)格標(biāo)準(zhǔn),價(jià)格是否符合原先的報(bào)價(jià)。
(1)進(jìn)貨過(guò)程
①目標(biāo)
進(jìn)貨的目標(biāo)與采購(gòu)的目標(biāo)可說(shuō)是一致的。采購(gòu)的目標(biāo),包括了從正確的供應(yīng)商在正確的時(shí)間內(nèi)獲得了正確的品質(zhì)、數(shù)量與服務(wù)的貨品;而進(jìn)貨過(guò)程的兩大目標(biāo)即是:
a、檢查所收到的貨品與各項(xiàng)要求是否符合。
b、掌握所收到貨品與服務(wù)的流向。
不論是何種物品,一旦通過(guò)了檢查,它們立即成為此餐飲組織的所有物,因此,物品控制流程即從此開(kāi)始。一般管理階層會(huì)要求以書面文件記載貨品由何處運(yùn)來(lái)、數(shù)量、分送到廚房多少次、每次數(shù)量多少等細(xì)節(jié)。此控制流程可簡(jiǎn)可繁,要看各酒店的需要。但是一般來(lái)說(shuō),在控制流程上盡可能仔細(xì),敘述力求清晰,以避免在某一過(guò)程中,因?yàn)槟硞€(gè)人故意或無(wú)意中出錯(cuò),而破壞了整個(gè)采購(gòu)的功能。
?、谧⒁馐马?xiàng)
進(jìn)貨、驗(yàn)貨過(guò)程環(huán)環(huán)相扣,其中有六大因素影響進(jìn)貨過(guò)程是否正確執(zhí)行:
a、指派有此方面能力的人員負(fù)責(zé)進(jìn)貨中的驗(yàn)貨過(guò)程。此處所說(shuō)的能力是指機(jī)敏、誠(chéng)實(shí)、對(duì)驗(yàn)貨有興趣,而且對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)貨品略具知識(shí)的員工。一旦擔(dān)任驗(yàn)貨職務(wù)的人選決定后,就必須施以培訓(xùn),教導(dǎo)該名員工辨識(shí)優(yōu)質(zhì)與劣質(zhì)品及各種采購(gòu)、驗(yàn)貨的相關(guān)專業(yè)知識(shí)。
b、適當(dāng)?shù)尿?yàn)貨工具。必備的驗(yàn)貨區(qū) 重要的工具是磅秤。溫度計(jì)可用來(lái)檢查冷藏或冷凍貨品的溫度是否符合要求;尺可用來(lái)測(cè)量肉品的脂肪與切割厚度的規(guī)格是否有出入。
c、足夠的驗(yàn)貨空間能讓驗(yàn)貨員充分發(fā)揮應(yīng)有的功能。標(biāo)準(zhǔn)的照明度,寬敞、安全而方便的地點(diǎn),能讓驗(yàn)貨員與供應(yīng)商正確無(wú)誤地工作。
d、安排適當(dāng)?shù)倪M(jìn)貨時(shí)間絕對(duì)不要讓驗(yàn)貨員無(wú)間斷地檢驗(yàn)一批又一批的進(jìn)貨,因?yàn)樵谌藛T疲勞、時(shí)間匆促,或是工具不夠的情況下,很容易出錯(cuò)。而且驗(yàn)貨員要能確實(shí)掌握所有的進(jìn)貨時(shí)間,親自在現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)查驗(yàn),千萬(wàn)不可因?yàn)轵?yàn)貨員不在而另外找人替代。
e、驗(yàn)貨員應(yīng)隨時(shí)可取得一份采購(gòu)規(guī)格的復(fù)印件。這份復(fù)印件可在發(fā)生規(guī)格混淆時(shí),展現(xiàn)它的功能。此外,當(dāng)某項(xiàng)指定產(chǎn)品缺貨時(shí),供應(yīng)商若提供替代品,驗(yàn)貨員便可根據(jù)采購(gòu)規(guī)格表上所列出的各項(xiàng)條件,來(lái)決定是否采用替代品,或是堅(jiān)持使用原指定貨品。
f、驗(yàn)貨員應(yīng)該持有一份訂貨單復(fù)印件。驗(yàn)貨員應(yīng)該充分掌握進(jìn)貨的貨品、品名、數(shù)量與送貨時(shí)間,一份完整而且正確的訂貨單影本,有助于驗(yàn)貨員適當(dāng)?shù)販?zhǔn)備完成即將到來(lái)的驗(yàn)貨過(guò)程。
(2)退貨
偶爾,驗(yàn)貨員必須拒絕部分或全部的到貨。此時(shí),他必須準(zhǔn)備一份“退貨通知書”,詳細(xì)說(shuō)明該項(xiàng)貨品的退貨原因,究竟是質(zhì)量、數(shù)量還是價(jià)格不符合訂貨單上的規(guī)定。送貨員必須在“退貨通知書”上簽名,表示該項(xiàng)被拒絕貨品確有瑕疵,并將退貨通知書正本寄交給供應(yīng)商,除了告知退貨事實(shí)外,也供其查證送貨員是否有欺騙、調(diào)貨等行為;副本則交給會(huì)計(jì)部門,以核算新的應(yīng)付賬款。而驗(yàn)貨員也要持有一副本,作為日后查核供應(yīng)商供貨是否有疏失的依據(jù)。
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